Sinds mei 2024 heeft AZ Sint-Lucas in Gent met Team n Time een krachtige tool in handen om zorgzwaarte objectief in kaart te brengen en personeelsinzet te optimaliseren. Wat begon als een oplossing voor een gebrek aan overzicht groeide uit tot een succesverhaal van efficiëntie en flexibiliteit. Emma Verheirstraeten en Gerta Haxhiaj, stafmedewerkers zorgontwikkeling, en Nele de Smul, dienstverantwoordelijke van het mobiele team zorg, vertellen hoe Team n Time het ziekenhuis transformeert – van een uitdagende beginfase naar duidelijke verbeteringen en een veelbelovende weg vooruit.
Het probleem: Een gemis aan helderheid
Voor Team n Time vertrouwde AZ Sint-Lucas op bedbezetting en subjectieve inschattingen om de zorgdruk te bepalen. De afdeling die als eerste ondersteuning vroeg, kreeg iemand van het mobiele team toegewezen. Deze ‘first come, first serve’ manier van werken leidde tot inefficiëntie. Er was een gebrek aan een ziekenhuisbreed inzicht. “We misten een objectieve manier om te zien waar de zorgzwaarte echt lag” vertelt Gerta Haxhiaj. Ondanks een voorzichtige start waarbij vertrouwen en aanpassingen nodig waren, bracht de introductie van Team n Time in mei 2024 een ommekeer.
De oplossing: Een doorbraak in precisie en overzicht
Team n Time biedt AZ Sint-Lucas nu een duidelijker overzicht en betere controle op de zorgdruk binnen het ziekenhuis.
”Het platform biedt een continu overzicht van zorgzwaarte, dagdeel per dagdeel,” vertelt Nele de Smul enthousiast. “De C- en D-diensten stellen nu hulpvragen voor vijf dagen vooruit, en de wachtdiensten van het mobiele team worden gepland op basis van zorgzwaarte.” Dit heeft de personeelsinzet getransformeerd: waar vroeger vooral reactief werd gewerkt, is de aanpak nu proactief en datagedreven.
Eén van de grootste troeven van Team n Time is het ziekenhuisbrede overzicht. “Het grootste voordeel is het duidelijke zicht op het hele ziekenhuis,” zegt Nele. “Een afdeling kan vol lijken, maar als de zorgzwaarte laag is door zelfstandige patiënten, zetten we personeel nu elders in.” Dit laat AZ Sint-Lucas toe om snel bij te sturen op basis van dagelijkse of wekelijkse schommelingen in zorgzwaarte, legt Gerta uit.
Er is ook meer nood aan personeelsuitwisseling tussen inwendige, geriatrische en chirurgische afdelingen dan vroeger. In Team n Time is het mogelijk om ook hen uitwisselen, wat het visueel overzicht bevorderd.
De praktische overzichten binnen Team n Time versterken het succes: “Met één blik zie je het hele ziekenhuis, en voor wachtdiensten klik je aan wie er staat,” licht Nele toe.
Implementatie: Een kwestie van change management
De start was niet zonder hobbels. “Het ging vooral om vertrouwen opbouwen en wennen aan een nieuwe manier van werken,” legt Nele uit.
Dienstverantwoordelijken zorg moesten leren om met het systeem om te gaan, en de data doorstroom moest op punt gezet worden. “Dat was een leerproces” zegt Gerta. Emma beaamt: “De stapsgewijze uitrol – van C-diensten naar G- en SP-diensten – gaf ons de tijd om het change management goed aan te pakken.” Dit proces wierp vruchten af: het vertrouwen groeide, en Team n Time werd een integraal deel van de ziekenhuiswerking. Ook de praktische, op maat ontworpen KPI’s hebben het vertrouwen bij diensthoofden flink gestimuleerd tijdens de implementatie fase.
“We brengen Team n Time regelmatig ter sprake om ook op deze manier extra gewenning te stimuleren.” “Gerta en Emma krijgen meer vragen over Team n Time van collega’s en diensthoofden, en merken dat ook patiëntendossiers nu ook zorgvuldiger worden ingevuld. Dat zorgt ervoor dat de zorgzwaarte nóg nauwkeuriger wordt ingeschat, vertelt Nele, wat het vertrouwen alleen maar ten goede komt.
De impact: Efficiëntie, flexibiliteit en vertrouwen
Afdelingen werken samen op basis van noden, niet enkel bezetting. “Het vertrouwen van inwendige en heelkundige diensten in de zorgzwaarte-data is een enorme winst,” zegt Gerta. Dienstverantwoordelijken omarmen het systeem, en het ziekenhuis kan personeel inzetten waar het écht nodig is. “We zijn nauwkeuriger geworden en kunnen evoluties beter opvangen,” vult Nele aan. Dit alles legt een stevige basis voor betere zorg en een gestroomlijnde werking.
De toekomst: Nog meer potentieel ontgrendelen
De successen van nu zijn nog maar het begin. In mei 2025 zijn de G- en SP-diensten aangesloten bij het systeem voor hulpvragen. De volgende stap is het volledig integreren van het mobiele team. “We verwachten dat het mobiele team in Team n Time dan kan kijken waar ze die dag staan,” zegt Nele.
Meer personeel zal binnenkort toegang krijgen tot het systeem, wat de adoptie zal versterken. Nele’s advies aan collega’s vat het enthousiasme samen: “Controleer de data en zie hoe nuttig het is, het is een fantastische tool.”
Conclusie
Team n Time heeft AZ Sint-Lucas naar een hoger niveau getild. Hoewel het implementatieproces gepaard ging met de nodige change management-uitdagingen, tonen de ervaringen van Emma Verheirstraeten, Gerta Haxhiaj en Nele De Smul duidelijk aan dat Team n Time zorgt voor meer overzicht, nauwkeurigheid en een betere interne samenwerking. Team n Time heeft bewezen een waardevolle partner te zijn voor een efficiëntere en flexibelere zorg – met nog meer potentieel voor de toekomst.