AZ Alma innoveert met zorgzwaartemeting op basis van EPD-data

AZ Alma werkt op de verpleegeenheden al enkele jaren met Team n Time als tool voor zorgzwaarte -en werklastmeting. Ze zijn vandaag het eerste ziekenhuis dat de koppeling met het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van nexuzhealth inzet om zorgzwaarte op patiëntniveau in kaart te brengen. Dankzij deze integratie schakelt het ziekenhuis over van algemene gemiddelden naar nauwkeurige inschattingen per patiënt. Dat leidt tot betere personeelsinzet en objectieve gesprekken over werkdruk. 

Van buikgevoel naar nauwkeurige zorgminuten 

“Vóór Team n Time werkten we vooral op buikgevoel,” vertelt Jeffrey De Laere, zorggroepmanager en projectverantwoordelijke Team n Time in AZ Alma.  “Hoofdverpleegkundigen gaven op basis van hun gevoel aan waar het druk was, maar objectieve cijfers hadden we niet. Sommige zorgeenheden vroegen nooit hulp, terwijl we wisten dat hun werkdruk hoog lag.” 

Via bijscholingen en contacten met andere ziekenhuizen kwam AZ Alma in aanraking met Team n Time. De keuze was snel gemaakt. “De ondersteuning vanuit Team n Time is voor ons een grote meerwaarde. Er wordt geluisterd, snel geschakeld, en feedback wordt serieus genomen. Dat heeft ons vertrouwen gegeven.” 

Na de implementatie van de eerste versie en de verwerking van de eerste inzichten uit de coronaperiode schakelde het ziekenhuis over op het next gen cloudplatform van Team n Time. “We liepen in de oude versie tegen belangrijke beperkingen aan. Dankzij de nauwe samenwerking met het team van Team n Time konden we, samen met de andere ziekenhuizen, input geven bij de ontwikkeling van dit nieuwe platform.” 

Gefaseerde uitrol met interne ambassadeurs 

AZ Alma koos voor een gefaseerde uitrol met vier zorgeenheden binnen een afgelijnd pilootproject: een heelkunde eenheid, een SP-eenheid, en twee geriatrische eenheden. “De hoofdverpleegkundigen van deze zorgeenheden namen het voortouw, wat een positieve invloed op de verdere uitrol van het project had. Ook al hadden sommigen minder digitale ervaring, de intuïtieve werking van de toepassing zorgde ervoor dat ze er snel mee aan de slag gingen. Dat bleek een succes: door hen als ambassadeurs in te zetten, groeide het enthousiasme en ontstond er een breed draagvlak,” aldus Jeffrey. 

Wat was de grootste uitdaging tijdens de implementatie? Het correct inschatten van zorgminuten. “Dankzij de nauwe samenwerking tussen onze zorgeenheden binnen het pilootproject en Team n Time konden we de zorgplannen samen rangschikken en verfijnen. Dat vroeg de nodige aandacht, maar leverde waardevolle inzichten op en maakte de basis meteen sterker.” 

EPD-koppeling: individuele patiënt centraal 

De integratie met het EPD van nexuzhealth vormt een belangrijk keerpunt voor  
AZ Alma. Waar voorheen gewerkt werd met afdelingsgemiddelden, gebeurt de inschatting van de zorgzwaarte nu op basis van het zorgplan van de individuele patiënt in het EPD. “De ene patiënt is de andere niet,” benadrukt Jeffrey. “Een geriatrische patiënt met een stoma of met complexe wondzorg vraagt veel meer zorg dan gemiddeld. Dankzij de nexuzhealth-koppeling krijgen we dat nu eindelijk correct in beeld.” 

Dit is volgens Jeffrey het grootste verschil met klassieke benaderingen gebaseerd op algemene parameters zoals VG-MZG of afdelingstype. “Oorspronkelijk kreeg elke patiënt op geriatrie dezelfde zorgzwaarte toegewezen, bijvoorbeeld 1u32 minuten. Maar een patiënt met glycemiecontroles, wondzorg of doolgedrag vraagt natuurlijk veel meer zorgtijd en opvolging dan een stabiele patiënt. Nu wordt die differentiatie zichtbaar,” licht Jeffrey verder toe. 

Bovendien houdt het systeem rekening met patiënten die niet op de ‘juiste’ afdeling liggen, een veelvoorkomend fenomeen in ziekenhuizen. “Een orthopedische patiënt die tijdelijk op een andere afdeling ligt, krijgt nu toch de correcte zorgzwaarte toegewezen, op basis van het persoonlijk zorgplan.” 

Deze verdieping op patiëntniveau heeft het vertrouwen in de cijfers versterkt. “Onze mensen zien nu dat we geen planning op buikgevoel meer maken, maar dat we vertrekken vanuit wat de patiënt écht nodig heeft. Dat maakt het makkelijker om beslissingen over personeelsoverplaatsing of -inzet te onderbouwen en uit te leggen.” 

Het ziekenhuis ziet bovendien toekomst in de verdere verfijning van de zorgplannen. “We denken eraan om nog complexere variabelen zoals wondzorgniveau of gedragspatronen zoals doolgedrag automatisch te laten meetellen. Op termijn willen we dus nog realistischer en meer op individueel niveau gaan meten.” 

Die verschuiving van gemiddelden naar patiëntniveau zorgde voor enthousiasme bij de teams. “Ze zagen snel de meerwaarde. De inschatting voelt realistischer, en het ondersteunt objectieve beslissingen rond hulpvragen en personeelsinzet.” 

Tastbare impact op de werkvloer 

Formele metingen moeten nog volgen, maar volgens COO Fritz Defloor zijn de eerste concrete resultaten al zichtbaar. “Team n Time helpt nu vooral om hulp intern objectiever en beter te verdelen. We zien hoofdverpleegkundigen die proactief medewerkers uitwisselen op basis van de cijfers, eerder dan op basis van wie het hardste roept. Dit sluit perfect aan bij onze oorspronkelijke ambitie die wij implementeerden in het ontwerp van onze gebouwen: nauwere samenwerking tussen de verschillende eenheden.” 

Het systeem ondersteunt objectieve gesprekken over werkdruk. “Vroeger waren er veel meer discussies. Nu kan je zwart op wit tonen hoe druk het écht is op een zorgeenheid.” 

“Dankzij de naadloze integraties met verschillende databronnen ontstaat er geen extra registratielast. Integendeel, het vormt juist een stimulans om de zorgactiviteiten correct in het EPD vast te leggen.” 

Op strategisch niveau verwacht het ziekenhuis binnenkort ook inzichten uit patronen in hulpvragen en personeelsbewegingen te halen. “Deze data zullen ons binnenkort in staat stellen om ook onze strategische personeelsplanning te verbeteren.” 

Integraal capaciteitsmanagement als volgende stap 

Hoe zien de toekomstplannen eruit? “Die zijn duidelijk. Capaciteitsmanagement staat in AZ Alma zeer hoog op de agenda,” vertelt Fritz. “Gelet op onder andere de budgettaire context moeten we slimmer omgaan met bedbezetting en personeelsinzet.” 

AZ Alma wil Team n Time ook inzetten voor operationele sturing, bijvoorbeeld rond patiënten transfers. “Als je weet wanneer een afdeling het rustig heeft, kan je transfers beter plannen. Dat biedt veel potentiële tijdswinst.” 

“Ook de verdere automatisering van de personeelsplanning is voor ons een evidente vervolgstap. Het is dan ook een groot voordeel dat Team n Time hier al sterk op inzet.”