Van intuïtieve hulpvragen naar onderbouwde zorgcapaciteit: hoe VITAZ Team n Time inzet

Met de vernieuwde Team n Time-omgeving zet VITAZ een volgende stap in datagedreven capaciteitssturing: van objectieve inzichten in zorgzwaarte en personeelsinzet naar een meer patiëntspecifieke en voorspellende ondersteuning van de dagelijkse werking.

Team n Time
Jun 30, 2026

 

Wanneer de druk in een ziekenhuis stijgt, wordt één vraag snel heel concreet: welke afdeling heeft écht extra ondersteuning nodig?

Niet uitsluitend welke afdeling het snelst aan de bel trekt of het meest urgentie ervaart, maar waar de zorgnood, de personeelsbezetting en de beschikbare verpleegkundige en zorgbijdragende competentieprofielen samen tonen dat ondersteuning echt nodig is.

Voor VITAZ was dat jaren geleden al een herkenbare uitdaging. Tijdens drukke periodes wilde het ziekenhuis de inzet van mobiele equipe beter onderbouwen. De vraag was niet alleen hoe extra medewerkers verdeeld konden worden, maar vooral hoe dat objectiever, eerlijker en transparanter kon gebeuren.

“We zochten een praktische en ondersteunende tool die op drukke momenten helpt zichtbaar te maken waar de zorgnood het hoogst is, zodat mobiele equipe op een rechtvaardige manier kan worden ingezet,” zegt Brecht Serraes, verpleegkundig procesmanager bij VITAZ. “In het verleden was de toewijzing gebaseerd op subjectief geuite hulpvragen, waardoor afdelingen die minder nadrukkelijk hun zorgnoden kenbaar maakten mogelijks minder aandacht kregen, terwijl daar de meeste meerwaarde lag.”

De aanleiding voor dit artikel is de verdere oplevering van de vernieuwde Team n Time-omgeving bij VITAZ, met onder meer EPD-koppelingen via nexuzhealth, een cloudgebaseerde werking en meer voorspellende mogelijkheden. Voor VITAZ is dat geen breuk met het verleden, maar een volgende stap in een traject dat al jaren loopt: zorgzwaarte, personeelsinzet en mobiele equipe beter op elkaar afstemmen en monitoren.

Die vaststelling werd het vertrekpunt voor een andere manier van werken. Met Team n Time brengt VITAZ zorgzwaarte, personeelsinzet en operationele besluitvorming dichter bij elkaar. Niet als abstract dashboard, maar als praktisch hulpmiddel om op drukke momenten beter te zien waar ondersteuning het meest nodig is.

Van aanvoelen naar onderbouwd beslissen

In ziekenhuizen steunen personeelsbeslissingen op een combinatie van ervaring, lokale kennis, telefonische afstemming en signalen uit de afdelingen. Die kennis is waardevol. Maar wanneer capaciteit schaars is, wordt het moeilijk om op basis van losse signalen te bepalen waar de grootste nood zit.

Team n Time helpt VITAZ om die gesprekken objectiever te voeren. Afdelingen krijgen niet alleen inzicht in hun eigen situatie, maar ook in de bredere ziekenhuiscontext. Daardoor wordt duidelijker hoe zorgzwaarte en personeelsbezetting zich tot elkaar verhouden en waar bijkomende ondersteuning het meest aangewezen is.

“Team n Time helpt ons om beslissingen meer datagedreven en transparant te onderbouwen,” zegt Serraes. “Het gaf ons een manier om personeelsbezetting en zorgzwaarte beter tegenover elkaar te zetten.”

Voor VITAZ is dit een belangrijke verschuiving. Beslissingen over de inzet van mobiele equipe werden minder afhankelijk van subjectieve geuite hulpvragen en meer van gedeelde inzichten. Dat maakt keuzes beter onderbouwd en uniformer toepasbaar. Niet elke hulpvraag naar ondersteuning kan worden beantwoord, zeker wanneer de capaciteit van de mobiele equipe beperkt is. Wanneer iedereen over hetzelfde inzicht beschikt, ontstaat er wel sneller begrip voor de gemaakte keuzes.

Eén gedeeld beeld tijdens drukke momenten

De waarde van Team n Time zit voor VITAZ niet alleen in analyse achteraf. Het systeem ondersteunt ook de dagelijkse werking. Hoofdverpleegkundigen, diensthoofden en directie krijgen sneller inzicht op de situatie in het ziekenhuis: waar is de druk hoog, welke profielen zijn aanwezig, en waar is er mogelijk ruimte om te ondersteunen?

Dat is vooral belangrijk tijdens permanenties, wachtdiensten en weekends. Net op die momenten is er vaak minder tijd om informatie te verzamelen, terwijl beslissingen wel snel moeten worden genomen.

“Ook tijdens permanenties draagt Team n Time bij aan een gedeeld en actueel beeld van de situatie in het ziekenhuis,” zegt Glenn Wuytack, zorgmanager innovatie & leanmanagement bij VITAZ. “Alles is centraal beschikbaar, waardoor je vlot kan schakelen en vrijwel meteen kan overgaan tot actie.”

Het gaat niet om een statische foto van de situatie in het ziekenhuis. Zorgnoden veranderen doorheen de dag. Een ochtendshift, late shift en nacht vragen elk een andere interpretatie. Door zorgzwaarte en personeelsinzet over de dag heen zichtbaar te maken, kan VITAZ beter inschatten wanneer druk ontstaat en wanneer bijsturing nodig is.

Dat maakt personeelsbeslissingen consistenter. Niet op basis van afzonderlijk telefonisch contact of versnipperde informatie, maar vanuit één gedeeld beeld van zorgnood, beschikbare capaciteit en inzetbare personele competenties.

Waarom gemiddelden niet meer volstaan

Met de vernieuwde Team n Time-omgeving wil VITAZ die objectivering verder verfijnen. De zorgzwaarte op een afdeling wordt niet uitsluitend bepaald door het aantal patiënten of het type afdeling. “Ook de aard en complexiteit van de zorgvraag en de beschikbare competenties spelen een belangrijke rol”, zegt Serraes. Twee patiënten met een vergelijkbaar opnameprofiel kunnen in de praktijk een sterk uiteenlopende zorgnood hebben. Daarnaast kunnen tijdelijke verschuivingen in patiëntenstromen ertoe leiden dat één patiënt wordt opgenomen op een afdeling die suboptimaal aansluit bij zijn zorgprofiel. Bijvoorbeeld tijdens winterpieken of periodes van verhoogde druk op specifieke diensten.

Daarom groeit de behoefte om de concrete zorgnood van patiënten nog nauwkeuriger mee te nemen in de capaciteitsbeslissingen. “Door Team n Time te koppelen met gegevens uit het elektronisch patiëntendossier, krijgt VITAZ een meer gedetailleerd en vooruitkijkend beeld van de werkbelasting op afdelingen”, zegt Glenn Wuytack.

Zorgplannen, patiëntenevoluties, transfers, ontslagen en bijkomende zorghandelingen geven samen een rijker beeld dan gemiddelden alleen. De vooruitkijkende inzichten binnen Team n Time helpen om die data te vertalen naar signalen die kunnen ondersteunen bij capaciteitssturing.

De meerwaarde zit dus niet in technologie om de technologie. De meerwaarde zit in het beter onderbouwen van beslissingen. “Het proactief inschatten waar de druk zal toenemen, beter signaleren welke ondersteuning aangewezen is en beschikbare capaciteit gerichter inzetten in de komende 24 tot 72 uur”, zegt Serraes.

Niet alleen het aantal medewerkers telt, maar vooral welke profielen en competenties aanwezig zijn

Capaciteitssturing draait niet enkel om cijfers en aantallen. Een afdeling kan op papier over voldoende medewerkers beschikken, maar toch onder druk staan als de juiste profielen en competenties ontbreken. Omgekeerd kan een andere afdeling beter georganiseerd zijn doordat de aanwezige skillmix beter aansluit bij de zorgnoden. Dit onderstreept het belang van de menselijke en kwalitatieve kant naast de kwantitatieve bezetting.

Ook dat is voor VITAZ een belangrijk thema. Ziekenhuizen werken steeds vaker met een bredere mix van profielen: verpleegkundigen, zorgkundigen, logistieke medewerkers en andere ondersteunende functies. Door de schaarste aan verpleegkundige profielen wordt het steeds belangrijker om te weten wie beschikbaar is, welke competenties aanwezig zijn, en hoe die zich verhouden tot de zorgnood op de afdeling.

“Het gaat niet alleen over het aantal mensen dat aanwezig is,” zegt Wuytack. “Het wordt steeds belangrijker om te zien wie er rondloopt, met welke functie, en hoe zich dat vertaalt naar de zorgzwaarte.”

Voor VITAZ ondersteunt Team n Time zo ook het gesprek over functiedifferentiatie. “De vraag wordt niet alleen: hebben we genoeg mensen? Maar ook: zetten we de juiste profielen en competenties op het juiste tijdstip en op de juiste plaats in? En kunnen we die keuzes beter onderbouwen, vandaag én in de toekomst?” vult Serraes aan.

Transparantie als hefboom voor afdelingsoverstijgend samenwerken

Een opvallend aspect van de werking bij VITAZ is de transparantie tussen afdelingen. Hoofdverpleegkundigen krijgen inzicht op de bredere situatie in het ziekenhuis. Daardoor kan een afdeling die een hulpvraag stelt, zelf realistisch inschatten hoe haar situatie zich verhoudt tot andere afdelingen.

Dat verandert het gesprek.

Wanneer capaciteit schaars is, kan transparantie bijdragen aan meer begrip voor de keuzes die genomen moeten worden. Niet omdat elke hulpvraag meteen kan worden opgelost, maar omdat de onderbouwing van de beslissing beschikbaar en helder is. Afdelingen begrijpen beter waarom ondersteuning naar de ene dienst gaat en niet naar de andere. Dat maakt schaarse capaciteit tot een gedeelde verantwoordelijkheid.

Team n Time is meer dan enkel planning, het gaat ook over afdelingsoverstijgend samenwerken. Technologie op zich zorgt niet voor verandering, maar gedeelde en objectieve informatie maakt het gesprek wel eerlijker en concreter.

Van dagelijkse bijsturing naar proactieve capaciteitssturing

Voor VITAZ stopt de ambitie niet bij de dagelijkse inzet van mobiele equipe. Doordat het ziekenhuis Team n Time continu gebruikt en de data opvolgt, ontstaat er een steeds waardevollere basis voor beleidsmatige inzichten.

“Doordat we die data dagelijks gebruiken en valideren, bouwen we een dataset op die waardevolle inzichten kan opleveren,” zegt Wuytack. “Die kan ons helpen om niet alleen operationeel te sturen, maar ook op beleidsmatig niveau betere inzichten te krijgen.”

Die inzichten kunnen helpen om patronen te herkennen. Op welke dagen ontstaan de meeste hulpvragen? Welke afdelingen staan structureel vaker onder druk? Wanneer kan mobiele equipe het vaakst ondersteunen en wanneer niet? Wat gebeurt er tijdens vakantieperiodes, feestdagen of winterpieken?

“Het voorspellende vermogen wordt steeds belangrijker,” zegt Serraes. “Kunnen we op basis van historische data beter inschatten hoe een standaard maandag, dinsdag of vakantieperiode eruitziet?”

Dat is de richting waarin VITAZ wil evolueren: van reageren op de druk van vandaag naar meer anticiperen op de zorgnoden van morgen. Op termijn kan dat helpen bij onder meer minimumbezetting, bedcapaciteit, OK-planning en bredere keuzes in de zorgorganisatie.

De menselijke en operationele context blijft daarbij cruciaal. Data vervangen de besluitvorming niet, maar zorgen wel voor een beter onderbouwde beslissing.

Een gezamenlijk traject

De verdere uitrol van Team n Time bij VITAZ is geen louter technisch project. Het vraagt samenwerking tussen zorg, data, IT, leidinggevenden en gebruikers op de werkvloer.

Dat is logisch. Capaciteitssturing raakt aan de dagelijkse realiteit van afdelingen. Definities moeten helder zijn. Datastromen moeten betrouwbaar zijn. Gebruikers moeten begrijpen hoe inzichten tot stand komen. En het systeem moet voldoende transparant zijn en aansluiten op de manier waarop het ziekenhuis werkt.

Voor VITAZ is kwaliteit vóór brede uitrol belangrijk. Een oplossing die personeelsbeslissingen ondersteunt, moet vertrouwen verdienen.

“De wekelijkse afstemming en duidelijke aanspreekpunten zijn heel waardevol,” zegt Wuytack. “We hebben hetzelfde doel voor ogen: eerst een kwaliteitsvolle piloottest, en pas daarna breed uitrollen.”

Daarin ziet VITAZ ook waarde in de bredere Team n Time-community. Meerdere ziekenhuizen werken met vergelijkbare capaciteitsvraagstukken. Door ervaringen te delen, kunnen ziekenhuizen sneller leren wat werkt, welke keuzes belangrijk zijn en hoe ze draagvlak opbouwen

Zorgcapaciteit slimmer en beter onderbouwd organiseren

De uitdaging waar VITAZ aan werkt, is herkenbaar voor veel ziekenhuizen. De zorgnood stijgt, profielen en specifieke competenties worden schaarser, patiëntenstromen zijn minder voorspelbaar en teams vragen terecht om beslissingen die eerlijk en transparant zijn.

Team n Time ondersteunt VITAZ bij het inzichtelijk maken van die complexiteit. Niet door de menselijke beslissing te vervangen, maar door zorgzwaarte, capaciteit, personeelsinzet en beschikbare competenties objectiever samen te brengen in één tool.

“Oorspronkelijk bedoeld om de mobiele equipe evenwichtiger toe te wijzen, groeit dit uit tot een bredere basis voor datagedreven capaciteitssturing”, zegt Serraes.

De vernieuwde Team n Time-omgeving geeft VITAZ nu de mogelijkheid om die werking verder te verdiepen: met meer patiëntgerichte inzichten, EPD-integratie en een proactief beeld op zorgnood en personeelsinzet.

Voor VITAZ betekent dat: sneller schakelen wanneer de druk toeneemt, beter onderbouwen waar ondersteuning nodig is en waar die de meeste meerwaarde biedt, en stap voor stap evolueren naar een meer proactieve organisatie van zorgcapaciteit.

Op de foto: Glenn Wuytack, zorgmanager innovatie & leanmanagement; Annelore van Eeghem, diensthoofd ICT; Brecht Serraes, verpleegkundig procesmanager; en Melissa Stuer, hoofdverpleegkundige mobiele equipe.

Similar posts